Medikal sarf tedarikinde en büyük maliyet kalemi çoğu zaman ürün fiyatı değil, yanlış tedarikçi seçiminden kaynaklanan stok kesintileri, iade süreçleri ve uygunsuz ürünlerdir. Aşağıdaki kontrol listesi, satın alma birimlerinin tedarikçi değerlendirmesini objektif bir çerçeveye oturtmasını sağlar.
1. Yasal uygunluk ve ürün kayıtları
Türkiye'de tıbbi cihaz ve sarf malzemelerinin Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kaydı bulunmalıdır. Tedarikçinizden ürün bazında ÜTS numarası ve CE belgesi talep edin; sözlü beyan yeterli değildir.
- ÜTS kayıt numarası ve üretici/ithalatçı bilgisi
- CE belgesi ve uygunluk beyanı (DoC)
- Tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi
2. Lot ve son kullanma tarihi takibi
Özellikle vakumlu kan alma tüpleri, hızlı testler ve steril ürünlerde lot bazlı izlenebilirlik zorunludur. İyi bir tedarikçi, sevkiyat irsaliyesinde lot numarası ve son kullanma tarihini belirtir; geri çağırma (recall) durumunda sizi proaktif olarak bilgilendirir.
3. Fiyat şeffaflığı ve kur politikası
Medikal sarf kalemlerinin önemli bölümü ithaldir ve döviz kuruna bağlıdır. Tedarikçinin hangi kurdan fatura kestiğini, fiyat geçerlilik süresini ve KDV'nin dahil olup olmadığını yazılı olarak alın. GRATMED katalog sayfasında birim fiyatları açık şekilde yayınlar; satış bir önceki günün TCMB kuru üzerinden faturalandırılır.
4. Teslim süresi ve stok görünürlüğü
- Rutin kalemlerde standart teslim süresi (örn. 1-3 iş günü)
- Acil sipariş prosedürü ve ek maliyeti
- Kritik kalemler için emniyet stoku taahhüdü
5. Ürün gamının genişliği
Laboratuvar tüpleri, enjeksiyon, pansuman, hasta bakım ve iş sağlığı kalemlerini tek tedarikçiden almak; sipariş yönetimi, kargo maliyeti ve muhasebe iş yükünü belirgin şekilde azaltır.
6. Marka alternatifi sunabilme
Aynı ürün için BD, TTT, Xinle, Vacuette gibi farklı marka ve fiyat seviyeleri sunabilen tedarikçi, bütçe kısıtınıza göre esneklik sağlar. Tek markaya bağımlı tedarikçilerde tedarik kesintisi riski yüksektir.
7. Numune ve deneme imkânı
Yeni bir tüp, eldiven veya hızlı test markasına geçmeden önce numune talep edin. Özellikle cihaz uyumluluğu gerektiren kalemlerde (sedimantasyon tüpü, şeker stribi, EKG kâğıdı) numune denemesi zorunlu olmalıdır.
8. Fatura, sözleşme ve ödeme koşulları
- Vade ve ödeme koşullarının yazılı tanımı
- İade ve hatalı sevkiyat prosedürü
- Yıllık çerçeve sözleşme imkânı
9. İletişim hızı ve tek muhatap
Kurumsal tedarikte en çok zaman kaybettiren nokta, her talep için farklı kişiyle iletişim kurmaktır. Tek muhatap, WhatsApp/telefon üzerinden hızlı dönüş ve yazılı teklif akışı beklentiniz olmalı.
10. Referanslar ve süreklilik
Benzer ölçekte kurumlarla çalışma geçmişi, tedarikçinin süreklilik kapasitesinin en iyi göstergesidir. Referans kurumlardan teslim performansı hakkında geri bildirim isteyin.
Sık Sorulan Sorular
Tedarikçiden hangi belgeleri talep etmeliyim?
ÜTS kaydı, CE belgesi/uygunluk beyanı, tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesi ve talep edilen ürünlere ait lot bazlı sevk belgeleri.
Fiyatlar neden dolar bazlı belirleniyor?
Vakumlu tüp, hızlı test ve eldiven gibi kalemlerin büyük bölümü ithaldir. Bu nedenle liste fiyatları güncel kur üzerinden dönüştürülür ve fatura genellikle bir önceki günün TCMB kuru ile düzenlenir.
İlgili Yazılar
Bu konuyla bağlantılı diğer rehberler: